משבר הקורונה או "אתגר ה- COVID19" – לא משנה איך נבחר לקרוא למצב, יצר בכל העולם מציאות חדשה. בתקופה זו, ארגונים חידדו חושים, הפעילו כלים ומערכות, ששום תהליך שינוי לא היה מסייע להטמיע אותם טוב יותר ומהר יותר מאשר המציאות שנכפתה.

ריבוי נושאים חדשים בזמן נתון

אתגרים חדשים התווספו לשולחן הניהולי והארגוני וכולנו לומדים תהליכים תוך כדי תנועה. קצב קבלת ההחלטות הפך למהיר מאוד והוא כולל בין היתר, התייחסות ל-היבטים עסקיים, שירותיים וכמובן, ההיבטים אנושיים. למעשה, בכל רגע נתון מתקבלות החלטות מעולמות שונים והן משורשרות לשטח במקביל (והן אף משתנות בין שבוע לשבוע) – החלטות בנושאי חופשה, הודעות על חל"ת, חיזוק הפן האנושי של האנשים בארגון, שאלות בנוגע לצמצום פעילות, טיפול במלאים או אספקות,  תחזיות לא ברורות לגבי התוצאות העסקיות, עצירת פרויקטים ואפילו אתגר של שמירה על עירנות ארגונית, עבודה בכוח מצומצם, עזרה למנהלים לנהל מרחוק, הטמעת כלים לתקשורת מרחוק, שימור הלקוחות, רצף שירות, טיפים לשילוב בין עבודה לבית, הכנת תוכניות לחזרה לשגרה ועוד. אכן, תמהיל מגוון בזמן נתון אחד.

חכמת ה"בדיעבד" כבר עכשיו

אחד הדברים שנהוג לומר בעתות אלו הוא: "אחר כך ננתח את דרכי הפעולה, נפיק לקחים ותובנות כהכנה לאתגר הבא". לשמחתנו, הפעם לא צריך לחכות ל"אחר כך". 
הפרקטיקה עובדת ואנחנו לומדים בכל יום מחדש את התגובות והאפקטיביות של הפעולות השונות, בדגש על העולם הפנים ארגוני. במסגרת זו, פורסם בסוף חודש מרץ 2020 – מאמר ב- Institute of Internal Communication, המציג מחקר של חברת Edelman, בו סוקרים את התקשורת הפנים ארגונית בארגונים מובילים ב- 10 מדינות ברחבי העולם בתקופת הקורונה ומאפשרים לנו ללמוד… תוך כדי תנועה.

6 תובנות מ- 10 מדינות בנושא תקשורת ארגונית

המחקר נערך ב- 10 ארצות במרץ 6-10 במרץ 2020 בברזיל, קנדה, צרפת, גרמניה, איטליה, יפן, דרום אפריקה, דרום קוריאה, בריטניה וארה"ב. והוא מאושש את חשיבות תפקידה של התקשורת הפנים ארגונית כמקור מידע אמין וקריטי לארגון – להלן 6 התובנות המרכזיות שעלו מהמחקר העולמי.

1. עובדים מרגישים שעבורם המקור האמין ביותר הוא תקשורת מעסיקים – ברומטר האמון של חברת המחקר אדלמן הראה שבתקופת הקורונה ה-"מעסיק שלי" נתפס כמוסד המהימן ביותר, על פני כל תקשורת אחרת מהממסד והרשתות, בנוגע להתנהלות הנדרשת וההיערכות.
2. המנכ"ל וההנהלה נתפסים כמהימנים מאוד (אחרי מדענים ורופאים) – פקידי ממשל נמצאים בתחתית הדרגה. אגב, מעניין ללמוד מהמחקר, שכמעט 60 אחוז מהנשאלים חוששים שהמשבר ממונף על ידי הממסד לצורכי רווח פוליטי.
3. קיים צורך ברציפות המידע הארגוני ובעדכניות שלו – שבעה מכל עשרה נשאלים, עוקבים אחר החדשות בתקשורת לפחות פעם ביום. עובדים מצפים מהארגון לעדכן מידע בנושא באופן קבוע. 63 אחוזים מבקשים עדכונים יומיים.
4.  המעסיק שלי מוכן וערוך טוב יותר מהמדינה – בשמונה מתוך עשר מדינות שנסקרו, "המעסיק שלי" נתפס כמוכן טוב יותר לנגיף מאשר "המדינה שלי". ממצא זה מוסבר על ידי האמון הגבוה ב"מעביד שלי" וביכולת שלו להגיב ביעילות ואחריות (62 אחוז) לנגיף.
5. ציפיות גבוהות לעסקים לפעול – 78 אחוזים מהנשאלים צופים כי העסק יפעל להגנה על העובדים ועל הקהילה המקומית. 79 אחוזים צופים כי העסק יתאים את פעילותו, כולל עבודה מרחוק, ביטול אירועים לא חיוניים ואיסורי נסיעות עסקיות. העובדים סומכים כי המעסיק ידאג לנהל נכון את ההוצאה לחופשות ובמקביל, ימנע מעובדים בסיכון להגיע לעבודה.
6. על המעסיקים לשתף מידע – העובדים רוצים בהירות בכל דבר: כמה עמיתים חלו בנגיף (57 אחוזים מצפים לכך), מידע על מידת השפעת הנגיף על יכולתו של הארגון לפעול (53 אחוזים).
   עובדים רוצים לקבל את המידע באמצעות דואר אלקטרוני או עלון (48 אחוזים), פוסטים בפורטל/אפליקציית החברה (33 אחוזים) וכנסים טלפוניים / וידאו (23 אחוזים).

מה כדאי ללמוד ולאמץ

מהניסיון בימים אלו וממה שקורה בשטח, אין ספק שהיצירתיות הארגונית רבה ומגוונת. נכון, האתגרים הפיננסיים והניהוליים מורכבים לאין שיעור, יחד עם זאת, בפסקה הזו נוסיף עוד כמה הזדמנויות ורעיונות שניתן לשלב במציאות החדשה (וזאת מבלי לחשוש מהתחזיות הפסימיות בדבר חזרת הקורונה בחורף)

מעניין ללמוד מגופים טכנולוגיים שבהם התפוקה נמדדת בשעות פיתוח, בתפוקות במערכת וכדומה- מנהלים מחזקים את השגרה ומניעים לרציפות בעבודה בעזרת לא מעט כלים ובהם: יצירת קובץ ניהול תפוקות משותף הנמצא בענן בו מעדכנים באופן שוטף בהשלמת משימות- הדבר יוצר ערנות ארגונית וביצועיות נדרשת.

ראינו שמאוד אפקטיבי להתחיל את הבוקר בשיחה קבוצתית קצרה מאוד ולעבור לשיחה אישית של מנהל עם האנשים שלו כדי להגדיר תפוקות. בשעה מוגדרת וקבועה למשל- בשעה 10:00 עושים הפסקת קפה בזום. אנחנו ממליצים להגדיר זמן להפסקת צהריים אחידה שבה עוצרים התכתבויות, כך, מאפשרים זמן בית ומשפחה בתחושה. חוזרים בשעה מוגדרת לשיחת זום קבוצתית מנוהלת ל- 10 דקות ובסוף כל יום, כל אחד מדווח על התפוקות בקובץ המוגדר.

ארגונים שהשיקו לראשונה ממשק למובייל

נושא מעניין לא פחות (ועליו כתבנו במאמר נפרד) הוא האימוץ המידי של תשתיות לתקשורת במובייל. ישנם לא מעט גופים שלא היה להם אתר רספונסיבי או אפליקציה בשל סוגיות אבטחת מידע. המציאות החדשה הובילה ליצירתיות, בקרב כל השותפים, וזכינו לראות שבטווח אפס ארגונים השיקו ממשקי תקשורת למובייל החל מ-אפליקציה, אתר רספונסיבי ועד לסוג של פורטל בענן שהגישה אליו דרך קישור ולא דרך אפליקציה.

עכשיו, צריך למנף את זה ולשנות הרגלים בצריכת המידע הארגוני.

רק בריאות.