כדי להשלים ניהול שינוי צריך גם וגם.

פול דולן במאמרו שפורסם ב Melcrum, מציג נקודת מבט עדכנית אודות האופן שבו  ניתן להשתמש ב"שתי מערכות" לטובת ניהול שינוי והטמעת תהליכים רצויים בארגון– (1) המערכת האינטואיטיבית (2) המערכת הלוגית.

על פי דולן, ההחלטות וההתנהגויות שלנו כבני אדם, מתבססות על שתי מערכות אלה:

"מערכת 1" הינה מערכת אינטואיטיבית אשר לרוב מתבססת על קיצורי דרך מבוססי ניסיון חיים ואינטואיציות

"מערכת 2" הינה מערכת לוגית, המערבת חשיבה רציונאלית מורכבת, הדורשת משאבים קוגניטיביים ומאמצים רבים ועל כן היא איטית יותר.

מכאן, שמנהל אשר מנסה להוביל שינוי על ידי תהליכי למידה, חשיבה רציונאלית והסברים, למעשה מקשה על העובד, שכן הוא מפעיל את "מערכת 2" בלבד.

 ואילו הדרך האפקטיבית יותר היא לשלב ולייצר הרגלים, לשנות את סביבת העבודה כך שתאלץ באופן פעלתני (ולא קוגניטיבי) לשנות את האופן שבו העובד מתנהל כיום.

אם נמיר זאת ליום יום שלנו בניהול שינוי, כדאי להקפיד לשלב בפועל את שתי המערכות. לדוגמא:

1. מטמיעים שעון נוכחות בארגון? יש למקם את שעון הנוכחות במקום גלוי לעין ולייצר אפקט ש"שובר" את הרגל הכניסה, למשל להזיז אותו מעט, לשנות צבעים, להוסיף הודעות מסביב, לייצר חווית מידע חדשה באותה עמדה ועוד. כך למעשה, מלבד פרסום הודעה על המהלך החדש, הסביבה הפיזית תתמוך בהרגל בכך ש'תכריח' לצאת מ"נקודת הנוחות" ולרכוש הרגל חדש.

2. מכירת מוצרים חדשים – כאשר נכנס מוצר חדש, עובדים שוכחים להציע אותו שכן הוא עוד אינו בגדר "הרגל". על כן, יש להציב את המוצר החדש לנגד עיני העובדים. הכוונה למוצר עצמו/פרסומת/תזכורת ואף לנסות לתזכר אותו תוך כדי העבודה (פונקציה קופצת במחשב תוך כדי עריכת חשבון).

3. מינויים וקידומים במקום העבודה – על מנת שעובד יטמיע ויתרגל לקידום או מינוי עובד אחר, חשוב שיהיה שינוי לדוגמא, במיקום הישיבה של העובד שמונה/ קודם. השינוי הפיזי יסייע בתפיסת התפקיד החדש, גם לעובד שמונה/ קודם וגם לכלל העובדים שבאים עימו במגע.

לסיכום: